Specjalista ds. Administracji

Specjalista ds. Administracji będzie odpowiadał za realizację oraz koordynację wewnętrznych zadań i procesów administracyjnych, jak również wspierał od strony administracyjnej zespół badawczy podczas prowadzonych projektów badawczo-rozwojowych.

Główny zakres zadań

W ramach wewnętrznych działań administracyjnych:
• Realizacja prac administracyjno-biurowych, w tym, między innymi: utrzymywanie kontaktów z dostawcami urządzeń i artykułów biurowych oraz usług serwisowych sprzętu biurowego, koordynacja korespondencji, kontakt z instytucjami i urzędami, tj. kancelariami prawnymi i notarialnymi, urzędami miasta, gminy itd., zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą,
• Wsparcie w prowadzeniu bieżących spraw kadrowo-księgowych we współpracy z biurem księgowym (w tym np. przygotowywanie umów o pracę, wysyłanie na badania okresowe itp.),
• Koordynacja / aktualizacja obowiązującego systemu jakości (aktualizacja informacji i dokumentów),
• Koordynacja prac związanych z przygotowaniem materiałów i działań marketingowych przy pełnym wsparciu usługodawców zewnętrznych oraz Zarządu,
• Wsparcie administracyjne w organizacji wydarzeń, konferencji, szkoleń itp.,
• Inne zadania administracyjne zlecone przez Zarząd w ramach zakresu obowiązków,
W ramach wsparcia administracyjnego dla prowadzonych projektów rozwojowych i badawczych:
• Wsparcie w rewizji prowadzonej dokumentacji badawczo-rozwojowej, jak również uporządkowanie i usystematyzowania wyników prac na potrzeby dalszej pracy projektowej, jak i relacji z instytucjami publicznymi,
• Wsparcie w przygotowywaniu informacji, dokumentów, zestawień, sprawozdań na potrzeby administracyjne i operacyjne, w tym: wstępne redagowanie pism, przygotowywanie zbiorów danych pod dalszą analizę, skanowanie i zabezpieczanie dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych itp. – według szczegółowych wskazówek i wymagań członków zespołu projektowego,
• Udział w przygotowywaniu procedur oraz procesów wewnętrznych mających zapewnić prawidłowy przepływ wiedzy, informacji oraz dokumentów w ramach projektów B+R, jak również w ramach administracji spółki,
• Koordynacja kalendarza związanego ze współpracą z urzędami oraz innymi podmiotami zaangażowanymi w proces B+R,
• Wsparcie zespołu badawczego w organizowaniu spotkań oraz prowadzenie kalendarza,
• Przygotowywanie podsumowań ustaleń podjętych na spotkaniach,
• Wsparcie/udział w przygotowywaniu materiałów, dokumentów oraz prowadzenie analiz na potrzeby pozyskiwania grantów,
• Wsparcie w zarządzaniu dokumentacją techniczno-medyczną.

Oczekujemy

• Doświadczenia w pracy na stanowisku Asystenta/ Specjalisty ds. administracyjnych lub pokrewnych, wymagających pracy z dokumentacją administracyjną oraz biznesową,
• Wysoko rozwiniętych umiejętności interpersonalnych, łatwości w nawiązywaniu kontaktów i rozwiązywaniu bieżących spraw,
• Umiejętności pracy w zespole z gotowością do udzielania wsparcia pozostałym członkom zespołu,
• Gotowości do wychodzenia z własnymi pomysłami oraz dociekliwości,
• Dobrej organizacji czasu pracy, w tym umiejętność samodzielnego określania priorytetów,
• Elastyczności, w tym gotowości do dokonywania zmian w planach w odpowiedzi na zmieniającą się dynamikę pracy,
• Umiejętności obsługi pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint), w tym umiejętności przygotowywania prezentacji,
• Zdolności analitycznych, w tym umiejętności analizy otrzymywanych informacji i danych oraz przekształcania ich w określone wnioski, rekomendacje lub działanie,
• Znajomości języka angielskiego – min. poziom komunikatywny (B2)

Oferujemy

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
• Możliwość udziału w rozwoju standardów organizacyjnych,
• Niezbędne narzędzia pracy.

Zapraszamy do aplikowania na to stanowisko:

Administratorem Twoich danych osobowych jest Cellivia 3 S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Wilczak 45-47, 61-623 Poznań. Przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie zawarte w formularzu kontaktowym (podstawa przetwarzania danych to realizacja naszych prawnie uzasadnionych interesów administratora w postaci komunikacji z użytkownikami strony). Twoje dane będą przetwarzane nie dłużej, niż jest to konieczne do udzielenia Ci odpowiedzi, a po tym czasie mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.